Troppo spesso assistiamo a scene in cui impiegati, frustrati, attendono minuti perché un foglio Excel, strumento non adatto la gestione dei dati, si aggiorna o carica. Un campanello d’allarme per pensare l’approccio aziendale all’impianto dati, adottando le soluzioni che Microsoft mette a disposizione.
Il prezzemolo di quasi tutte le aziende: Excel
Chi di noi non ha, almeno una volta, provato la lentezza di un foglio Excel quando i dati superano le migliaia di righe e decine di colonne? L’uso di Excel come archivio primario e interfaccia operativa può sembrare una soluzione immediata e familiare, ma, con il crescere delle esigenze aziendali, questo strumento rivela ben presto i suoi limiti. Immagina una situazione in cui, ogni volta che si aggiorna una singola cella, il programma impiega un tempo quasi surreale per processare l’informazione. Questo non solo dà un fastidio operativo, ma un grosso ostacolo che penalizza la produttività e l’efficienza dell’intera azienda.
Il problema nasce proprio dall’uso improprio di Excel, ma in generale dei fogli di calcolo: utilizzato non come strumento di calcolo e analisi basilari, ma come banca dati, rischia di diventare il tallone d’Achille di ogni impianto dati.
Inserimento dati per Excel, non su Excel
Microsoft mette a disposizione Microsoft Forms. Invece di inserire manualmente dati in un foglio Excel, possiamo creare moduli interattivi che non solo semplificano la raccolta delle informazioni, ma garantiscono anche una qualità del dato elevata grazie a restrizioni e validazioni integrate.
Un esempio: un’azienda che si occupa di vendite di prodotti ad alto prezzo, come finestre, porte o macchinari industriali, si trova a gestire potenziali clienti e clienti in maniera manuale, con tutte le inefficienze che ciò comporta. Con Microsoft Forms, diventa possibile progettare un modulo che richiede dati fondamentali come nome, cognome, email, e, se necessario, ulteriori dettagli, rendendo l’interazione con il sistema immediata e accessibile ovunque, anche da dispositivi mobili. Quell’input sui moduli Microsoft avrebbe come output un file Excel online.
Microsoft Forms diventa il primo tassello di un impianto dati declinato nell’ambiente Microsoft. In questo modo, ogni operazione diventa un processo ragionato, in cui il modulo non solo accoglie le informazioni, ma le valida, prevenendo errori e garantendo una maggiore coerenza (qualità) dei dati.
Dalla raccolta alla visualizzazione: il passaggio a PowerBI
Una volta raccolti, i dati necessitano di aggregazione e/o un’analisi approfondita per trasformarsi in informazioni strategiche. Qui entra in gioco PowerBI, lo strumento di business intelligence di Microsoft, capace di collegarsi a basi di dati o banche dati, che permette di creare report. Invece di caricare interi set di dati da un foglio Excel (possibilmente online e non file locale), diventa anche possibile connettersi a viste specifiche di una base di dati, una soluzione che riduce drasticamente i tempi di elaborazione.
Dirai: “anche su Excel posso creare report”. A seconda del report che crei su Excel, ti rimando a quanto scritto sopra: Excel nasce come foglio di calcolo.
Integrazione e scalabilità: il potenziale di un impianto dati con Microsoft
Microsoft offre una serie di strumenti che, se utilizzati in sinergia, permettono di costruire un impianto robusto e flessibile. Ad esempio, oltre a Microsoft Forms ed Excel, abbiamo la possibilità di collegare PowerBI a basi di dati locali o cloud (Azure), utilizzando connessioni sicure ed affidabili.
Questo approccio integrato consente di risolvere i problemi legati alla gestione tradizionale dei dati e preparare l’azienda a future espansioni. Qualunque sia il settore di attività, dall’e-commerce alla produzione industriale, il vantaggio viene dalla capacità di avere dati validati e aggiornati in tempo reale, indispensabili per decisioni tempestive e mirate.
Conclusioni
L’adozione di un impianto dati con Microsoft rappresenta un miglioramento operativo, un cambio di prospettiva. Non si tratta di un semplice aggiornamento tecnologico, ma un cambio culturale, di una azienda che si basa sui dati, mettendo al centro l’efficienza, la precisione (permessa ad esempio dalla validazione) e la scalabilità.
Hai un inizio di impianto di dati basato su Excel? Sentiamoci in una prima chiamata gratuita.
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