Documenti aziendali: dati non strutturati

Parte di noi, ma soprattutto le femmine, ha avuto un diario. La tematica più ricorrente ha a che fare con gioie e dolori. Anch’io ho avuto una serie di diari, dove ho anche scritto attività, come allenamenti, letture, ma anche eventi particolari. Quando quest’ultimi si sono accumulati, in alcuni casi sono passato al portarli su una tabella, quindi dati strutturati, un foglio di calcolo di Google. Le aziende hanno vari documenti o dati non strutturati: fatture (se PDF), procedure (più diffuse fuori dall’Italia purtroppo), ma soprattutto….comunicazioni (messaggi, email, chiamate registrate?). Se la legge di Pareto regge, l’80% di questi dati si concentra nelle comunicazioni. Ma dove sta il valore?

 

Se invio e ricevo fatture tramite, ad esempio Aruba, posso scaricarle in pdf o xml. Ma se voglio avere un cruscotto dati della situazione contabile, come fonte dati non posso inserire un pdf o xml, ma un file excel, .csv o un foglio di calcolo di google. Posso osare la conversione del pdf in excel o .csv, utilizzando Adobe ad esempio, ma allunga il problema. Posso provare a creare un codice di lettura ottica dei caratteri del pdf, ma in quanto tempo la PMI ammortizzerebbe questa spesa? Servirebbe anche tanta pulizia dati dopo. Conviene rivedere il processo ed utilizzare servizi come Qonto, che permettono di sincronizzare le transazioni ad un foglio di calcolo. 

Ottenere quei dati tramite il sito dell’agenzia delle entrate risulta meno costoso, lato esclusivamente dati, ma più intensivo a livello di programmazione, in quanto serve automatizzare il login, ad esempio, di SPID. Il valore qui sta nell’avere il polso contabile della situazione, visto che purtroppo tante aziende falliscono per il flusso di cassa negativo, e nel liberare tempo di qualche dipendente. 

 

Dalle procedure si può fare automazione dei processi ed esistono numerosi approcci che portano a qualche automazione decisionale. Tuttavia, nel 2024, trovo questa classe di strumenti troppo acerbi e ho dubbi sui loro tempi per ritornare nella spesa, quindi non lo consiglierei alle PMI. 

 

Per le comunicazioni abbiamo due fronti: quelle interne e quelle esterne. Quelle interne possono essere valorizzate più che altro se lo statistico lavora con il responsabile delle risorse umane (meglio se psicologo). Quelle esterne provengono dai potenziali clienti o clienti. Per i potenziali clienti, abbiamo varie fonti: se ad esempio il tuo sito, in quanto e-commerce, ha un bottone whatsapp che permette agli utenti di scriverti un messaggio in maniera diretta, questi messaggi diventano valore quando, se puliti ed analizzati, possono fare emergere domande / obiezioni / dubbi frequenti. 

Se invece vendi beni o servizi con una modalità che passa da chiamate, videochiamate, esistono servizi che permettono di registrare questi eventi, rispettando dei regolamenti, per riassumerli, analizzarli, e trovare, anche qui, domande / obiezioni / dubbi frequenti. Potenzialmente gran parte del valore nascosto dei dati non strutturati sta qui.

 

Vuoi capire come valorizzare, in maniera specifica, i dati non strutturati della tua azienda? O come renderli analizzabili? Raccogli le tue idee in maniera ordinata, per poi mostrarmele, tramite condivisione schermo, in una chiamata preliminare gratuita da circa 30 minuti.

 

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